Delegation made simple for leaders and teams

Wie versprochen in meinem Post zu Delegation Poker, hier ein Artikel zu Delegation und wie Sie Ihre Delegations-Prozesse in einigen Schritten erfolgreicher machen können. Vielleicht fühlen Sie sich ja ein bisschen so, wie die Katze auf dem Foto beim Gedanken an Delegation? Dann könnte dieser Artikel Ihnen helfen.

Delegation bringt mit sich die tolle Möglichkeit, nicht nur Verantwortung für Aufgaben in Ihrer Organisation zu verteilen, sondern auch Vertrauen aufzubauen.

Als ‚distributed control‘ wird in komplexen Systemen ein Level an Delegation beschrieben, in dem die Autorität, Entscheidungen zu fällen und Aufgaben zu bearbeiten, in alle Ecken der Organisation verteilt ist. Neben der Befugnis ist Verantwortung sehr wichtig in der Delegation, sowie die ‚accountability‘, die sich mit Verantwortlichkeit sowie Pflicht übersetzten lässt.

Die Befugnis, Entscheidungen zu fällen kann von den Menschen in einer Organisation weitergegen werden, die diese ursprünglich halten. Die Verantwortung über eine Aufgabe oder eine Entscheidung wird von der andere Partei in dem Delegations-Prozess übernommen. Dies kann in unterschiedlichen Organisationen entweder ein Individuum, oder auch ein ganzes Team sein.

Wenn ich mit meinen Kund*innen über Delegation spreche, kommt ein Beispiel besonders gerne auf: das der Führungskraft, die eine Aufgabe delegiert hat, die dann nicht nach Plan läuft, wofür die Führungskraft verantwortlich gemacht wird. Wenn Sie in einer solchen Konstellation führen, seien Sie sich dessen bewusst, denn auch das ist Teil Ihres Jobs.

Vielleicht nicht einer der angenehmsten Aspekte der Arbeit als Führungskraft, aber in der Führung geht es auch darum, Verantwortung zu übernehmen, auch wenn nicht alles wie geplant läuft. Hier helfen Sie sich und Ihren Teams wenn sie sicher gehen, dass die Rahmenbedingungen und die Richtung klar sind, wenn Sie Verantwortung übertragen.

‘Accountability’ resultiert in der Verpflichtung der aufnehmenden Partei. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gegenüber und Sie in der Delegation ein gemeinsames Verständnis der diesbezüglichen Erwartungen haben.

In der Klarheit darüber, und über das WAS, das delegiert wird, sorgen Sie für eine gute Grundlage in der Delegation.

Jetzt dazu, wie viel Sie delegieren können!

Gerade bei Führungskräften kann die Delegation zu einem Gefühl des Kontrollverlusts führen, was das Loslassen nicht leichter macht. Die Level der Delegation zeigen eine Balance der Macht zwischen der delegierenden Partei (ob Individuum, Team oder Organisation) zu der aufnehmenden Partei (ob Individuum oder Team).

Loslassen kann mit der Struktur der sieben Level erheblich erleichtert werden:

Level 1 – verkünden

Als die Person mit der Entscheidungsmacht, entscheiden Sie, was gemacht wird. Sie können diese Entscheidung der betroffenen Gruppe erklären, die die Aufgabe ausführt. In diesem Scenario gibt es meist wenig Appetit auf Diskussionen.

Level 2 – verkaufen

Als die Person mit der Entscheidungsmacht, fällen Sie die Entscheidung und versuchen, diese Entscheidung den anderen Betroffenen zu erklären, damit sie sich beteiligt fühlen.

Level 3 – befragen

Als Entscheidungsträger holen Sie sich den Rat der andere Betroffenen ein, und entscheiden dann selber in Einbeziehung der Ratschläge.

Level 4 – einigen

Alle, die an der Entscheidung beteiligt sind, inklusive Ihnen, sind Teil einer Diskussion über die Entscheidung. In der Gruppe wird ein Konsens zu der Entscheidung gefunden.

Level 5 – beraten

Sie bieten Ihre Beratung den Entscheidungsträger*innen an, und können darauf hoffen, dass diese in Betracht genommen wird, aber die Entscheidung ist ihre.

Level 6 – erkundigen

Sie überlassen die Entscheidung den Entscheidungsträger*innen und können sich danach nach der Entscheidung erkundigen, sowie erwarten, dass Ihr Gegenüber Sie von der Entscheidung überzeugt.

Level 7 – delegieren

Sie überlassen die Entscheidungen den Entscheidungsträger*innen komplett und wollen auch nicht die Details im das Thema herum kennen, denn Sie haben andere Themen zu bearbeiten.

Vielleicht lehnen Sie sich jetzt gerade zurück und denken ‚Puh‘ oder ‘WAS?!’, besonders beim Level 7. Das ist auch ein großes Thema – und eines, bei dem viele der Führungskräfte, mit denen ich arbeite, denken, dass das bedeuten würde, das übergebene Thema sei ihnen egal. Also machen wir es etwas handfester, mit einem Beispiel aus meiner Zeit in der Führung:

Eines der Projekte, das ich führen durfte, war die Konstruktion einer Testplattform für die Kabine und den Cargo-Bereich der A350XWB. Die Ingenieur*innen in meinem Team hatten Aufgaben von der eigentlichen Inbetriebnahme der Platform bis zu der Programmierung der Flugcomputer, die der Platform Informationen zur Verfügung stellten, um einen echten Flug zu simulieren.

Alle Entscheidungen in den technischen Bereichen, und vor allem in der Programmierung von Avionic Systemen, waren komplett meinem Projektteam überlassen. Ich könnte sagen, es war Level 7 mit Erkundigungsrecht. Mein Team und ich hatten ausgemacht, dass ich bei aufkommenden Fragen jeder Zeit nachfragen könnte. Aber Entscheidungen zur Technik habe ich nicht gefällt. Das war auch gut so, denn Programmierung war so gar nicht meine Stärke!

War es leicht, so loszulassen? Nein, nicht immer. Ich musste mich mit vielen Fragen außerhalb des Teams beschäftigen, und den Fragenden klar machen, dass ich nicht sofort Rede und Antworte zu Allem stehen konnte. Bin ich froh, so geführt zu haben? Ja, auf jeden Fall! Unter keinen Umständen hätte ich mehr Einfluss auf die Technik haben können, denn es war weder mein Bereich, noch meine Expertise, und ich hätte sonst viel weniger Zeit für meine Aufgaben als Projektleiterin und Teamleiterin gehabt, und wäre meiner Verantwortung in der Führung nicht gerecht geworden.

Falls Sie sich mit Loslassen schwer tun, könnten Sie probieren, an all die Themen zu denken, die Sie tagtäglich abgeben:

• Zum Beispiel, beteiligen Sie sich beim Einkauf im Supermarkt aktiv an der Gestaltung, dem Management, etc. der Lieferkette Ihres Supermarkts?
• Wenn Sie einen Brief oder ein Paket abgeben, entscheiden Sie sich für den*die Dienstleister*in, der*die dann die Verantwortung für die Lieferung bei Übergabe übernimmt, oder übernehmen Sie diese (auch wenn Sie Versicherung bezahlt haben?)
• Wenn Sie ihren Lieblingskuchen beim*bei der Bäcker*in kaufen, sagen Sie dem*der wahrscheinlich auch nicht, wie er*sie den Kuchen backen soll, oder? 😊

Falls Sie sich Unterstützung in der Anwendung der Delegation Levels wünschen, melden Sie sich gerne bei mir, ob für Fragen in der Führung, im Team oder in Ihrer Organisation. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.